Protection des données personnelles

Notice d’information

Empreintes accorde une grande importance à la protection de votre vie privée. Association loi 1901, dont le siège social est à Paris (75010), 7 rue Taylor, Empreintes est responsable du traitement de vos données personnelles. Le présent document a pour objet de vous informer de la manière dont nous utilisons et protégeons vos données personnelles, ainsi que des raisons pour lesquelles nous traitons ces données.

 

1. Quelles données concernant les personnes accompagnées collectons-nous ?

Nous collectons et utilisons uniquement les données personnelles qui nous sont nécessaires dans le cadre de notre activité pour vous proposer un service adapté à votre situation et pour rendre compte de notre activité.

Nous pouvons être amenés à collecter différentes catégories de données personnelles auprès de vous, notamment :

  • informations d’identification et de contact (nom, prénom, civilité, sexe, âge, profession, adresse postale et électronique, numéros de téléphone, situation conjugale, foyer et entourage, nombre d’enfants),
  • informations relatives à votre demande et à votre accompagnement par nos soins (appels, rappels, entretiens individuels, entretiens familiaux, groupe, documentation, partenariat, recherche, formation, informations sur Empreintes ou sur le deuil, etc.),
  • données connues relatives aux appels téléphoniques (date, durée, accompagnant Empreintes, provenance de l’appel, demande),
  • données relatives au suivi des accompagnés (personne ayant effectué le signalement de la situation, prise de connaissance de l’association, demande, difficultés exprimées ou non, possibles deuils antérieurs, autre suivi en cours),
  • données sur votre proche décédé (lien familial ou autre, âge, date et cause du décès, etc.).

 

2. Quelles données indirectes collectons-nous ?

Empreintes peut collecter des informations vous concernant, bien que vous ne soyez pas accompagné par l’association.

La liste ci-dessous constitue des exemples d’autres publics dont les données personnelles peuvent être collectées par Empreintes :

  • partenaires financiers et opérationnels,
  • donateurs, adhérents,
  • bénévoles, stagiaires,
  • étudiants, professionnels.

Concernant ces publics, les données collectées sont des informations d’identification et de contact (nom, prénom, civilité, profession, adresse postale et électronique, numéros de téléphone). Les données concernant l’identification des enfants et des adolescents sont recensées dans le dossier du (des) parent(s).

 

3. Pourquoi utilisons-nous vos données personnelles ?

 

Pour vous

Vos données personnelles nous permettent de vous proposer un accompagnement adapté pour vous :

  • fournir des informations relatives à nos actions,
  • assister lors de demandes de soutien, de formation, d’information et d’orientation, ainsi que vos enfants et/ou adolescents,
  • offrir une évaluation personnalisée de vos besoins,
  • proposer un accompagnement adapté à la temporalité de votre vécu,
  • assurer la bonne gestion administrative et comptable de vos cotisations, dons et inscriptions aux groupes et aux formations,
  • garantir la sécurité des services de paiement que vous utilisez, y compris sur notre site internet.

 

Pour nous 

Vos données personnelles nous permettent de mettre en œuvre et de développer nos services pour :

  • élaborer notre rapport d’activité annuel,
  • gérer l’infrastructure et la continuité des activités y compris la sécurité des personnes,
  • conserver les preuves de transactions ou d’opérations,
  • assurer notre recouvrement,
  • établir des statistiques anonymisées à des fins d’accompagnement, de formation ou de recherche,
  • former en double écoute des appels téléphoniques nos accompagnants.

 

Pour eux 

Vos données personnelles nous permettent de mettre en œuvre et de développer nos partenariats pour :

  • concevoir et suivre des projets ciblés,
  • sensibiliser et soutenir plus largement particuliers et professionnels concernés par le deuil,
  • répondre à la demande de bilan de nos partenaires financiers et opérationnels, via des données rendues anonymes par nos soins.

Si nous procédons à un traitement, à des fins autres que celles décrites ci-dessus, nous vous en informerons et nous vous demanderons votre consentement. Vos données personnelles ne sont en aucun cas transmises à un organisme extérieur à Empreintes.

 

4. Comment protégeons-nous vos données ?

La sécurité des données est primordiale. En effet, nous utilisons une base de données sécurisée pour la gestion de vos données. Cependant, le risque zéro n’existe pas sur les outils informatiques. Empreintes fait donc tout ce qui est en son pouvoir pour protéger vos données. Ainsi, nous conservons vos données personnelles les plus sensibles de manière manuscrite dans des dossiers soumis au secret professionnel.

 

5. Pendant combien de temps conservons-nous vos données personnelles ?

Nous conservons vos données personnelles dans le respect des dispositions légales et réglementaires.

  • S’agissant des personnes accompagnées et de leur famille, la majorité des informations sont conservées pendant la durée de l’accompagnement et pendant 3 ans après la fin de la prise en charge.
  • S’agissant des professionnels et des particuliers sollicitant des informations, publications, formations, conférences, les informations sont conservées 3 ans à compter de leur collecte ou de notre dernier contact avec vous.

Au terme de ces délais, les données peuvent faire l’objet d’un processus d’anonymisation des données, qui ne permettant plus d’identifier, directement ou indirectement, une personne physique, ne sont plus considérées comme des données à caractère personnel, peuvent ainsi être conservées librement et valorisées notamment par la production de statistiques ou à des fins de recherche sur le deuil.

 

6. Comment prendre connaissance des modifications apportées à cette notice ?

Dans un monde en constante évolution technologique et réglementaire, nous actualiserons régulièrement ce document d’information. La dernière version de ce document est celle-ci, présente sur notre site. En effet, nous vous informerons de toute modification substantielle par le biais de ce site ou par nos modes de communications habituels.

 

7. Comment nous contacter ?

Si vous souhaitez faire valoir vos droits d’accès, de rectification, d’opposition ou de suppression sur les données qui vous concernent ou avez des questions sur l’utilisation de vos données personnelles visées par le présent document, vous pouvez adresser un courrier électronique à Marie Tournigand, Déléguée Générale et Déléguée à la protection des données missionnée par le Président de l’association, à l’adresse suivante : administration@empreintes-asso.com.